گزارش کارآموزی شهرداری منطقه 19 تهران - چمن و چمن کاری

اختصاصی از کوشا فایل گزارش کارآموزی شهرداری منطقه 19 تهران - چمن و چمن کاری دانلود با لینک مستقیم و پرسرعت .

فرمت فایل : WORD (قابل ویرایش)

تعداد صفحات:23

فهرست مطالب:

_ مقدمه ای از شهرداری منطقه 19 تهران

- تعریفی  از چمن و چمن کاری
            
-    خاکبرداری با بیل مکانیکی جهت خاکریزی زراعی برای کاشت چمن

-    خاکریزی

-    رگلاژ

-    تسطیح

-    علطک زنی

-    ماله کشی

-    بذرپاشی

-    کود پاشی

-    ابیاری روزمره

-    عکسهایی از چمن وچمن کاری



مقدمه ای از شهرداری منطقه 19 تهران

منطقه 19 شهرداری تهران: در منتها الیه جنوبی شهر تهران واقع گردیده است و در جاورت ناطق 16،17،18،20می باشد. این منطقه از بافتی قدیمی برخوردار است و شامل محله های تعددی می باشد که مهمترین آنها عبارتند از: خانی آباد نو، شهرک شریعتی، عبدل آباد، نعمت آباد، صالح آباد لتخواه، شهرک احمدیه و شهرک بخارائی. از جمله اماکن شاخص منطقه نیز می توان به کوره های آجر پزی، میدان تره بار مرکزی شهر تهران و بهشت زهرا و مرقد مطهر امام راحل (ره) و مرکز خرید وفروش  همگانی خودرو اشاره نمود.
  تاریخچه مختصر منطقه:
بررسی فرآیند شکل گیری و رشد این منطقه گویای این موضوع است که تا سال 1343 این منطقه محدوده ای روستایی بوده که با شبکه ای از راه های روستایی منتهی به جاده ساوه و شهرری در بستری طبیعی و کشاورزی استقرار داشته است. در بین سال های 1343 تا 1358 به صورت توسعه کالبدی شهر تهران فرآیند پیوند و جذب این منطقه از طریق پادگان قلعه مرغی و کارگاه های صنعتیجوار، جاده ساوه و استقرار کوره های آجرپزی آغاز گشته و به تدریج به سایر نقاط آن گسترش می یابد
 این روند در سال های 1358 و 1366 از شدت بیشتری برخوردار گشته به نحوی که این دوره زمانی را می توان به دوران تکمیل جذب در تهران و استحاله بافت های روستایی، توسعه شتابان جمعیت و رشد مراکز سکونتگاهی منطقه نام نهاد. از سال 1366 تا به امروز را نیز می توان به   

دوران ثبات قانونی، پیوستگی بافت های پراکنده، تامین کاربری خدمات شهری و احداث تجهیزات و تاسیسات شهری منطقه نامید.

دانلود کارآموزی امورمالی شهرداری

اختصاصی از کوشا فایل دانلود کارآموزی امورمالی شهرداری دانلود با لینک مستقیم و پرسرعت .

گزارش کارآموزی امورمالی شهرداری

فهرست مطالب   1
مقدمه و تقدیر و تشکر2
1_فصل اول :آشنایی کلی با مکان کار آموزی3
1_1 تاریخچه سازمان4
2_1 وظایف اصلی سازمان5
3_1 نمودار سازمانی و توضیح وظایف واحدها6
2_فصل دوم :ارزیابی بخش های مرتبط با کار آموزی14
1_2 واحدهای مرتبط با کار آموزی و وظایف آنها15
2_2 واحدهای تخصصی کارآموزی و وظایف آن17
3_2 توضیح جزئیات عملیات کارآموز19
3_فصل سوم: آزمون آمووخته ها37
1_3 آن چه در محیط کار آموزی تمرکز دارد38
2_3 نقاط ضعف 40
3_3 پیشنهاد ها41
ضمائم و منابع42
فصل اوّل
آشنایی کلّی با مکان کار آموزی
1_1                      تاریخچه
2_1                      وظایف کلّی سازمان
3_1                     نمودار سازمانی و توضیح وظایف واحدها
(تاریخچه )
اولین شهرداری در ایران مربوط به یکصد سال پیش در شهر تبریز  بوده   است اولین شهرداری در دزفول درسال 1368مبادرت به ایجاد دومنطقه شهرداریتحت عنوان منطقه یک شهردای نموده است.شهرداری منطقه یک از سال 1379تاسیس وزیر نظر شهرداری مرکزی فعالیت می کند .بودجه این شهرداری نیز از طریق شهرداری مرکزی تعمیم ابلاغ میگردد این شهرداری ازلحاظ درآمدی استقلال مالی ندارد ولی از لحاظ پرداخت اسناد هزینه استقلال مالی ندارد ولی از لحاظ پرداخت اسناد هزینه استقلال مالی دارد .یعنی تمام اسناد هزینه  که به این شهرداری مربوط می شود توسط واحد امور مالی پرداخت می شود . اینکه میگوییم از لحاظ پرداخت هزینه استقلال مالی ندارد .کد هزینه عبارت است از 90015.اینکه ما نمی توانیم برای خودمان چک بکشیم باید به بانک مرکزی یک نامه بنویسیم واین نامه به دست امور مال(حسابدار)شهرداری مرکزی برسد وامور مالی برای ما چک را صادر می کند و خودش به حساب 90015می فرستد.  سازی در انجام تمامی امور عمرانی وخدماتی واداری ، کاملا مستقل وتوانمند درحال ارایه خدمات به شهروندان گرامی می باشد ............

گزارش کارآموزی حسابداری شهرداری

اختصاصی از کوشا فایل گزارش کارآموزی حسابداری شهرداری دانلود با لینک مستقیم و پرسرعت .

فرمت فایل : WORD (قابل ویرایش)

تعداد صفحات:72

فهرست مطالب:

پیشگفتار

تاریخچه تهران و شهرداری

نقشه های تهران

تعریف حسابداری

خصوصیات حسابداری شهرداری ها

درآمد و هزینه

تحقق درآمد و هزینه و ایجاد تعهد

حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی

تشخیص حساب
بودجه و اصول حسابداری شهرداری ها
تعاریف بودجه
انواع بودجه
اصول بودجه
مراحل بودجه
طبقه بندی بودجه
اسناد و دفتر مورد عمل در حسابداری شهرداری ها

سند حسابداری

مشخصات سند حسابداری

طرز تنظیم سند حسابداری (صدور سند)

دفتر صدور سند

دفتر روزنامه (دفتر ثبت اولیه)

دفتر کل
موازنه حساب های دفتر کل

دفتر معین

موازنه حساب های دفاتر معین

مشخصات دفتر معین

ترازعملیات دفتر کل

تراز عملیات دفتر معین

طرز تنظیم تراز عملیات دفتر کل و معین

حسابداری هزینه

مراحل انجام هزینه در شهردای ها

تعریف تنخواه گردان

انواع تنخواه گردان

تنخواه گردان حسابداری

واگذاری تنخواه گردان حسابداری

پرداخت هزینه ها از محل تنخواه گردان حسابداری

پرداخت حقوق و دستمزد کارمندان و کارگران شهرداری

درخواست وجه براساس حواله های پرداخت شده

کاهش یا افزایش تنخواه گردان حسابداری

واریز تنخواه گردان حسابداری

تنخواه گردان پرداخت

صندوق

پیش پرداخت و علی الحساب

صورت مغایرت بانکی

برداشتها

واریزی ها

اشتباهات

پرداختها

واریزی ها

طرز تهیه و تنظیم صورت مغایرت بانکی در شهرداری ها

حسابداری درآمد و سایر منابع تامین اعتبار وسپرده ها

انواع درآمد

طریقه ثبت عملیات مالی در آمد ها دردفاتر

وام دریافتی وسایر منابع تامین اعتبار

طریقه ثبت عملیات وام های پرداختنی در دفتر حسابداری

استقراض از یک حساب برای استفاده در حساب دیگر

سپرده هاو وجوه امانی

 

پیشگفتار

تهران که از سال۱۲۱۰ هـ .ق. آقا محمد خان قاجار آن را به پایتختی برگزید در طول حیات سیاسی- اجتماعی خود چنان رشد سریع و غافل گیرانه ای داشت که کمتر کسی چنین تصوری برایش ممکن بود. تهران امروز که به عنوان یکی از ابر شهرهای دنیا محسوب می شود و جمعیتی بالغ بر ده میلیون نفر را در خود جای داده است، متأسفانه از گذشته نه چندان دور خود، نشانه های کمی سراغ دارد.

تاریخچه تهران و شهرداری

تا سال ۱۲۸۴ هـ .ق. شهر تهران همچنان در حصار کهن شاه تهماسبی قرار داشت، و به حداکثر گسترش خود رسیده بود. افزایش روزافزون جمعیت ، کمبود زمین برای خانه سازی ، ایجاد و گسترش باغها و خانه های مسکونی در خارج حصار شهر، و سرانجام نیاز به شهری که درخور پایتختی ایران باشد، ناصرالدین شاه قاجار را بر آن داشت تا اندیشه گسترش تهران را به مرحله اجرا در آورد.

اجرای طرح توسعه تهران به عهدهمیرزا یوسف مستوفی الممالک صدراعظم و میرزا عیسی وزیر دارالخلافه گذاشته شد. دراین دوره بود که شهرداری معنا پیدا کرده و آغاز به کار کرد. که در دوران ناصرالدین شاه قاجار نام آن احتسابیه بوده و رییس آن نیز شخصی به نام محمد کریم خان مختار السطنه بوده است.

جمعی از معماران ایرانی و مهندسان خارجی زیر نظر یک مهندس فرانسوی به نام بهلر طرح توسعه شهر را مهیا ساختند برابر طرح تازه شهر تهران را حصاری هشت ضلعی با دوازده دروازه محصور می کرد.

کار توسعه شهر با ویران سازی با روی کهن، و پر کردن خندقهای دور شهر آغاز شد، و ایجاد باروی جدید و کندن خندقهای تازه به دور آن، و ساختن دروازه های نو بیش از ده سال به درازا کشید. تهران جدید یکباره از نظر وسعت چندین برابرشد. محیط شهر از سه کیلو متر به نوزده کیلومتر ، و وسعت آن از چهار میلیون متر مربع به بیش از هیجده میلیون مترمربع رسید. محله های قدیمی به تدریج توسعه یافت، و با گشایشی که با افزوده شدن زمینهای تازه در کار شهر پدید آمد معابر ، باغها و خانه های جدید ساخته شد. بخش شمالی شهر از نظر آبادانی پیشرفت و سرعتی روزافزون داشت، اما در بافت شهر کهنه تهران دگرگونی اساسی پدید نیامد. مشکلات بزرگی چون بی نظمی، تنگی و باریکی و پرپیچ و خمی کوچه ها و معابر، تاریک بودن آنها در شب، خاک آلود بودن در فصلهای خشک ، و پر گل بودن آنها درزمستان و مشکلات بسیار دیگر همچنان در بخش کهنه شهر تهران موجود بود. اما در بخش شمالی شهر ایجاد خیابانهای تاره چون لاله زار، علاءالدوله و مریضخانه و چراغ گاز و بنای ساختمانها وپارکها و میدانها ی جدید چون پارک ظل السطان و عمارت مسعودیه، پارک و عمارت اتابک ، پارک امین الدوله، باغ وعمارت بهارستان و میدانهای توپخانه و مشق به تدریج به تهران چهره یک شهر تازه بخشید.

دانلود کارآموزی شهرداری دزفول

اختصاصی از کوشا فایل دانلود کارآموزی شهرداری دزفول دانلود با لینک مستقیم و پرسرعت .

گزارش کارآموزی شهرداری دزفول
مـقـدمـه
محل کارآموزی اینجانب در شهرداری منطقه 2 دزفول بوده و کارگاهی کـه در آنجا مشغول بـه گـذرانـدن دوره ی کـارآمـوزی بـودم از عملیات خاک برداری از یک خرابه را شامل تا اجرای سقف اول بطول انجامید.
با تشکر از هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی واحد دزفول و سایر مسئولان، استاد راهنما جناب آقـای مهندس فرتاش   وسـایر اساتید کـه از هیچ گـونـه کوششی دریغ نکـرده و تـا این مرحله از تحصیل از زحمات بـی دریغ آنـان بهره مند بـوده ام نهایت تشکـر و قدردانی را دارم.
دستورالعملهای حفاظتی و ایمنی کارگاه های ساختمانی
اجرای کـارهـای ساختمانی شـامـل مراحـل متعددی است که ضمن آن افراد با ماشین آلات ساختمانی، ابزار و مصالح گوناگون سروکار دارند . این روابط ویژگی ها امکان وقـوع حوادث را بـرای نیروی انسـانی را افـزایش می دهـنـد . محـافظت از افراد انسانی در قبال حوادث نـاشـی از کـار از اهمیت ویژه ای برخوردار اسـت . از این رو بـاید ابـزار و ماشین آلات بـه طور مستمر مورد بازرسی کامل قرار گـرفـتـه و از سالم بودن آنها اطمینان حاصل شود . در بکار گیری ماشین ها نیز باید از افراد با تجربه استفاده شود . برای تامین ایمنی کارگاه هـای ساختمانی بـاید همه ی کـارهـا بـا دقت و برنامه ریزی دقیق انجام گیرند. در ضمن باید دقت داشته باشیم و کـه هنگام کار یا تخلیه ی مصالح مزاحمتی برای همسایگان و سایرین ایجاد نشود. همچنین از انجام کارهای پر سر و صدا در شب خودداری شود . در صورتی که لازم است کاری در شب انجام شود باید قبلا اجازه ی شهرداری و مقامات مسئول کسب شـود .
آشنایی کلی با مکان کار آموزی
مکان کـار آمـوزی یک خرابه می باشد . پروژه اجرای یک سازه آپارتمانی چهار طبقه بیست وچهار واحدی با سیستم اسکلت فلزی مـورد نـظـر اسـت .
ابعاد زمین 32 در 60 متر بوده کـه تقریبا 3/2 (%60) آن زیربنای ساختمان مورده نظر ما را شـامـل مـی شـود :
اینک مـا در مرحله پاک سازی خرابه می باشیم لذا ابتدا مراحلی را کـه قبل از پاک سازی بـاید بگذرانیم ذیلاً  ذکـر می نماییم :
ابـتدا کارفرما موظف است بـرای انجام مراحل قانونی و کسب مجوز پاک سازی بـه شهرداری و دیگر مراجع ذیربط مراجعه کند .
پس از انجام مراحل قانونی و کسب مجوز پاک سازی کارفرما موظف بـدادن تعهـدی مبنی بـر عدم ایجاد مزاحمت و سلب آسایش بـرای همسایگان و عـدم ایجاد سد معبر در خیابان به هنگام ساخت و پاک سازی می باشد . در ضمن کار فرما موظف به تعهد مبنی بر جلو گیری از تخریب و صدمه به ساختمان های مجاور هنگام پاک سازی و سـاخت و سـاز می باشد .

گزارش کارآموزی وظایف شهرداری

اختصاصی از کوشا فایل گزارش کارآموزی وظایف شهرداری دانلود با لینک مستقیم و پرسرعت .

دانلود گزارش کارآموزی رشته مدیریت  وظایف شهرداری بافرمت ورد وقابل ویرایش تعدادصفحات بافرمت ورد وقابل ویرایش تعدادصفحات 60

گزارش کارآموزی آماده,دانلود کارآموزی,گزارش کارآموزی,گزارش کارورزی

این پروژه کارآموزی بسیار دقیق و کامل طراحی شده و جهت ارائه واحد درسی کارآموزی میباشد

مقدمه : 

شهرداری وظایف مختلف ر در راستای اهداف گسترش شهر را در کشور بر عهده دارد که از جمله می توان به مواردی اشاره کرد . اجرای برنامه ها و دستورالعمل های صادر شده در خصوص شهر و آبادانی و امکانات لازم برای پیشرفت سطح شهر و گسترش و زیبایی در سطح شهر – جمع آوری زباله – ساخت مکانهای تفریحی و ایجاد مکان های فرهنگی ، تحقیق و جمع آوری و اطلاعات مورد نیاز در زمینه ی سازندگی و گسترش و کشف روشهای جدید در  مورد عملکرد آنها و اخذ شیوه های مناسب به منظور برنامه ریزی و اجرای برنامه ها ، انعکاس مناسب از سطح شهر . شهرداری را می توان یکی از سازمانهای فعال زیر نظر وزارت کشور دانست که برای گسترش زیبایی سطح شهر فعالیت می کند یکی از ارکان های مهم شهر محسوب می شود . شهرداری می تواند به نیرو بخشی و تحقیق و ارائه روشهای نوین در زمینه گسترش شهر کمک بسیاری داشته باشد .         پیش گفتار  شهرداری از نظر نمودار سازمانی و تقسیمات کاری ، همچون سایر اداره ای از واحدهای مختلفی تشکیل شده که می توان به ترتیب اولویت ها این گونه بیان نمود .  1-شهردار( ریاست ) 2- معاونت 3- امور مالی و اداری  4- امور کارگزینی  5- امور دفتری  6- روابط عمومی  7- واحد مهندسی شهرداری   8- واحد شهرسازی  9- نگهبانی  شهرداری علاوه بر بخش های فوق از سایر بخش های دیگر نیز تاسیس شده از جمله می توان به آتشفشانی که زیر نظر شهرداری است و واحد موتوری شهرداری واحد اجرایت و واحد کنترل حمل و نقل شهری را نام برد .          تاریخچه :   شهرداری را می توان به عنوان یک واحد سازمانی قدیمی در سطح شهرستان خرم دره معرفی کرد که بعدها با استقرار فرمانداری در سطح شهرستان و نیاز بیشتر مردم از این و امر امکانات در اختیار این قسمت حیاتی شهر قرار گرفته شهرداری خرم دره در 5 سال 1337 افتتاح گردید . تا فعالیتهای از قبیل فرهنگی ساخت و ساز و زیبایی شهرو آموزشی خود را در ارتقای اهداف تبین شده قرار دهد . شهرداری خرم دره با 30 نفر از قبیل شهردار ، معاونت ، امور مالی ، واحد شهرسازی کار خود را آغاز کرده این واحد گسترش یافت و در این سال ها با 160 نفر و افزایش واحد های مختلف بر اساس نیاز احساس سره فعالیت می کند.  آشنایی با محل کارورزی ( شرح وظایف کارکنان فنی و مهندسی شهرداری 9 این قسمت دارای 7 کارمند بوده که از 3 مهندس و یک منشی و 2 نفر بعنوان مسئول حمل و نقل در این قسمت مشغول به فعالیت بوده از این 3 مهندس یکی به عنوان ناظر بر طرح های عمرانی مانند قیر ریزی و آسفالت ریزی . دیگری ناظرین بر باز سازی پیاده رو ها ساخت  و ساز بر این گونه طرح ها می باشد و دیگری بر نظارت بر کارها این دو ناظر و تایید کار های این ناظر ها و تایید نقشه های ساختمانی و عمرانی این بخش را بر عهده دارند و نیز کلیه ی طرح ها مانند جدول کشی معابر عمومی مانند کوچه ها و خیابان ها و پل سازی خیابان ها و کوچه ها نظارت بر ساخت و ساز در سطح شهر و همچنین نظارت بر نقشه های ساختمانی منطبق با ساخت ریاست :  شرح و وظایف کارکنان  در راس سوم اداره ریاست قرار داد که دارای یک وظیفه مکی می باشد و آن ایجاد هماهنگی و نظارت بر اجرای اموری باشد که خود آن به چند بخش مختلف تقسیم می شود : -    نظلرت بر کار کنان و ارزیابی عملکرد آنها -    ایجاد فضای مناسب و خلف ارزشهایی که موجب ارتقای بهرهوری نیروی کار رهبری می شود  -    شرکت در جلسات بیرون از سازمان  -    حفظ روابط خوبی با کارکنان و مسئولین -    ایجاد انجام کاری میان کارکنان و ایجاد هماهنگی با سایر ارگانها و نهاد های دولتی و غیر دولتی   معاونت: -    اداره امور در نبود ریاست اداره و امور محوله  از سوی مدیریت -کنترل ورود و خروج همکاران و صدور حکم ماموریت و مرخصی  -رسیدگی به امور اداره و واحد های تابع -شرکت در جلسات اداری و انجمنها  -نظارت بر فعالیتهای فرهنگی و هنری - شرکت در برنامه های فرهنگی وهنری و ایجاد هماهنگی های لازم - توجیه وظایف پرسنل در صورت نیاز - رسیدگی به امور مراجعین  امور مالی و کارپردازی: -همکاری و مساعدت در برنامه ریزی مکی و عمومی فعالیت ها -  تهیه و پیشنهاد و تقویم فعالیت ها برنامه ها و تنظیم بودجه با مشورت همکاران و مدیریت - تکمیل فرم های تنظیم بودجه با نظارت  مقام مافوق  - اظهار نظر در مورد پیشنهاد ها و امر ها - نظارت بر تعیین وتخصیص اعتبارات فصلی - هماهنگی در برنامه ریزی تامین و مایل و تجهیزات و مواد مصرفی در منطقه       -  دریافت درخواست های خرید که توسط مافوق ارجاع می شود       - تهیه  و تنظیم اسناد مالی جهت ارائه به مرکز     - مراقبت در تهیه و تنظیم حساب ماهانه در موعد مقرر و بررسی و امضاء حساب ها   روابط عمومی:  روابط عمومی یکی از ارکان مهم و حساس درون سازمان می باشد بطوریکه کمتر سازمان و اداره ای است که دارای چنین بخشی نباشد به عبارت دیگر می توان گفت که روابط عمومی یک مجموعه در سیستم سازمان است که برای تطابیق و تعامل آن با محیط پیرامون و پاسخگویی به نیازهای محیطی شکل می گیرد لذا بر اساس هر سازمانی برای تطبیق با محیط و تعامل با آن نیازمند روابط عمومی است .   امور خدماتی :  -    راهنمایی مراجعین و پاسخگویی به تماسها  -    پذیرایی از همکاران و میهمانان  -    انجام امور خدماتی اداره و امور ماموریت  امور دفتری  1-    تایپ نامه های اداری  2-    ثبت نامه ها  3-    بایگانی نامه ها   تایپ نامه های  اداری :  یک از عمده ترین کارهای امور دفتری تایپ نامه ها است .   وقتی منوط نامه توسط واحدی نوشته شد قبل از تایپ شدن ، نامه باید به تایید رئیس اداره برسد .   بعد از تایید رئیس اداره آن نامه برای تایپ کردن آماده است   سپس در کامپیوتر کلیک کرده منویی باز می شود که دارای چندین درایو است که بر روی درایوEکلیک کرده منویی دیگر باز می شود که دارای درایوی به نام نامه اداری است بر روی آن کلیک کرده و منویی دیگر باز می شودکه دارای دو درایو است پس روی درایو با نام کوچک کلیک می کنیم و سپس نامه خود را تایپ می کنیم .   پس از اتمام تایپ نامه دستور پرینت داده و نامه را پرینت می گیریم .   طریقه ثبت نامه های رسیده و فرستاده :   هر نامه ای چه رسیده و چه فرستاده باید در دفتر اندیکاتور ثبت شده و دارای شماره و تاریخ باشند .    ثبت نامه های رسیده :   نامه ها قبل از ثبت توسط رئیس یا معاون اداره پاراف می شوند . پس از پاراف باید در دفتر اندیکاتور اداره ثبت و شماره و تاریخ زده می شود .   در قسمت ضمیمه دفتر اندیکاتور  با توجه به ارتباط نامه با واحد آن نوشته می شود مثلا اگر نامه از انجمن رسیده باشد چون مربوط به امور هنری است و در نهایت در بایگانی امور هنری قرار می گیرد .   در قسمت ضمیمه ، امور هنری نوشته می شود .   در قسمت صاحبان نامه ، نام اداره یا شخص یا ... که نامه را برای ما فرستاده اند نوشته می شود .   در قسمت شرح نامه ها ، موضوعی کلی از نامه نوشته می شود .  در قسمت ارجاع ، نام واحدی که نامه توسط رئیس یا معاون اداره به آن واحد پاراف شده است نوشته می شود .در قسمت شماره و تاریخ نامه ای که رسیده و ثبت کرده ایم را می نویسیم .  در پایان مهر مربوط به ورود نامه ها به اداره را زدم و در آن شماره و تاریخ ثبت دفتر اندیکاتور را می زنیم .           ثبت نامه های فرستاده :  نامه های فرستاده نامه هایی هستند که ما برای ادارات ، اشخاص و..... می فرستیم .  که در آن صورت ، نامه پس از اینکه توسط رئیس یا معاون اداره امضا ء شد در قسمت نامه های فرستاده دفتر اندیکاتور اداره ثبت می شود .   در قسمت کلاسمان دفتر اندیکاتور ، نام واحد اقدام کننده که نامه در آن قسمت بایگانی می شود را می نویسیم .  در قسمت عنوان نامه ها ، نام اداره ، شخص ، و ... نامه  را برای آنها می فرستیم نوشته می شود .  در قسمت شرح نامه  فرستاده ، شرح کلی از موضوع نامه نوشته می شود .   در قسمت تاریخ نامه فرستاده ، تاریخ روزی که نامه را می فرستیم می نویسیم .   بایگانی نامه ها :   یک نسخه از هر نامه فرستاده و رسیده ای که در دفتر اندیکاتور اداره ثبت شده باشد باید بایگانی شود .   نامه ها با توجه به موضوع نامه به واحدی مرتبط هستند و هر واحد دارای پوشه ای جهت بایگانی است . نامه های مربوط به مسائل مالی و اسناد در بایگانی پرونده امور مالی قرار می گیرند .   طریقه بایگانی نیز متفاوت است و بستگی به شخص دارد که کار بایگانی نامه ها را انجام می دهد .   مثلا جهت سهولت در دستیابی به نامه های بایگانی شده هر واحد را به دو بخش نامه های رسیده و نامه های فرستاده تقسیم کرد .   و نیز می توان برخی واحدها که نامه های بیشتری دارند از قبیل امور اداری به تقسیم نامه ها به واحدهای کوچکتر اقدام کرد مثلا قرار دادن نامه های هر انجمن در پوشه های جداگانه ای جهت بایگانی. و نیز می توان نامه های هر واحد را بر اساس تاریخ نامه ها بایگانی کرد .