حسابداری مواد برای موسسات تولیدی معموالا" با دو فعالیت اصلی ارتباط می یابد:خرید مواد و وصرف آن در جریان تولید.معمولا" خرید مواد در موسسات تولیدی از طریق واحدی تحت عنوان «کار پردازی»،«تدارکات»،«واحدخرید»
یا نامهای مشابه انجام می سود . در صورتی که چنین واحدی هم وجود نداسته باشد در اکثر موارد فرد خاصی مسولیت خرید مواد را به عهده می گیرد . واحد خرید عهده دار سفارش مواد اولیه و ملزومات مورد نیاز تولید است.
این فرم یک سند مکتوب است که معمولا" افراد درگیردر خط تولید و نیازهای آن یا مسئولین انبار شرکت به کمک این فرم نیاز به تامیین مواد اولیه را به اطلاع واحد خرید و سفارشات می رسانند . مثلا" فرض کنید در اول خرداد ماه ،مسول انبار مواد به دلیل نیاز خط تولید و کمبود ماده الف سفارش برای خرید 45 واحد از این ماده با شماره شناسایی (یا کد) 42-11 صادر می کند
در شرایطی که نوع خاصی از مواد اولیه با قیمتهای نسبتا" ثابت و از منابع معیین خریداری می شود می توان از سفارش دهنده انتظار داشت که اطلاعاتی در مورد بهای هر واحد از مواد درخواستی را نیز در فرم درج نماید اما در اغلب موارد این کار انجام نمی شود و ضرورتی ندارد که مثلا" کارکنان خط تولید یا انبار از بهای تمام شده هر واحد مواد(یا به تعبیری قیمت آن)آگاه باشند. در صورتی که مواد مورد سفارش باید ظرف مدت معینی حتما" به انبار شرکت برسد ،لازم است اطلاعاتی را در مورد مهلت تهیه مواد نیز به واحد خرید داده شود و برای این کار در فرم سفارش مواد باید جای خاصی در نظر گرفته شود.